إذا كنت تدير شركة أو منشأة في السعودية، فمن المحتمل أنك تستخدم نظامًا لإصدار الفواتير الإلكترونية منذ فترة. لكن هل إصدار الفاتورة وحفظها إلكترونيًا يعني أن منشأتك استوفت جميع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
ليس بالضرورة.
فمشروع الفوترة الإلكترونية «فاتورة» الذي أطلقته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) يُطبق على مرحلتين رئيسيتين: مرحلة الإصدار والحفظ، ثم مرحلة الربط والتكامل.
قد تبدو المرحلتان متشابهتين من الخارج، لأن كلتيهما تعتمدان على إصدار الفواتير إلكترونيًا، لكن الفرق بينهما كبير من الناحية التقنية والتشغيلية. ففي المرحلة الأولى تحتاج المنشأة إلى نظام إلكتروني متوافق لإصدار الفواتير وحفظها، بينما تتطلب المرحلة الثانية ربط النظام مع منصة «فاتورة»، والالتزام بمواصفات فنية إضافية وطريقة محددة لمشاركة بيانات الفواتير مع الهيئة.
في هذا الدليل، نستعرض مراحل الفوترة الإلكترونية، والفرق بين المرحلة الأولى والثانية، ومتطلبات الربط والتكامل، والأنظمة التي تحتاج إليها المنشآت، وكيف تستعد شركتك للامتثال لمتطلبات ZATCA دون تعطيل عملياتها اليومية.
ما هي الفوترة الإلكترونية ZATCA؟
الفوترة الإلكترونية هي نظام يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة من الشكل التقليدي إلى عملية إلكترونية منظمة، من خلال حلول تقنية تتوافق مع المتطلبات التي تحددها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ويُعرف المشروع في السعودية باسم «فاتورة»، ويستهدف تطوير بيئة الفوترة، ورفع مستوى الشفافية، وتحسين جودة البيانات الضريبية، وتقليل الأخطاء المرتبطة بالفواتير التقليدية.
ولا تعني الفوترة الإلكترونية مجرد كتابة الفاتورة على جهاز الكمبيوتر أو إرسالها بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني؛ بل يجب أن يتم إصدارها من خلال نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات الهيئة.
وقد قسمت الهيئة تطبيق الفوترة الإلكترونية إلى مرحلتين:
المرحلة الأولى: الإصدار والحفظ. بدأت في 4 ديسمبر 2021.
المرحلة الثانية: الربط والتكامل. بدأت تدريجيًا اعتبارًا من 1 يناير 2023.
وتوضح الهيئة أن المرحلة الثانية تُطبق على مجموعات من المكلفين، مع إشعار المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.
المصدر: مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية لدى ZATCA.
أولًا: المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية (الإصدار والحفظ)
بدأ تطبيق المرحلة الأولى في 4 ديسمبر 2021، وهي المرحلة التي ألزمت المكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية بإصدار الفواتير الضريبية والإشعارات المرتبطة بها إلكترونيًا من خلال نظام فوترة متوافق مع متطلبات الهيئة.
الفكرة الأساسية هنا هي أن المنشأة لم يعد بإمكانها الاعتماد على الفواتير اليدوية أو إنشاء الفواتير باستخدام برامج تحرير النصوص والجداول بطريقة لا تحقق متطلبات الفوترة الإلكترونية.
ما متطلبات المرحلة الأولى؟
تحتاج المنشأة إلى الالتزام بمجموعة من المتطلبات، من أبرزها:
1. استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق
يجب أن تعتمد المنشأة على حل تقني مخصص لإصدار الفواتير، وليس مجرد مستند Word أو ملف Excel يتم تعبئته وإرساله للعميل.
2. إصدار الفواتير إلكترونيًا
يجب أن يصدر النظام الفاتورة الضريبية أو الفاتورة الضريبية المبسطة وفق نوع المعاملة، مع تضمين البيانات المطلوبة لكل نوع.
3. حفظ الفواتير والإشعارات
يجب الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية وعدم حذفها أو تعديلها بطريقة تخالف المتطلبات النظامية.
4. تضمين رمز الاستجابة السريعة QR Code عند وجوبه
تتضمن الفاتورة الضريبية المبسطة متطلبات رمز الاستجابة السريعة، وفق المواصفات التي تحددها الهيئة.
5. الالتزام بعناصر الفاتورة
يجب أن تحتوي الفاتورة على البيانات المطلوبة، مثل بيانات المورد والعميل بحسب نوع الفاتورة، والتاريخ، والرقم الضريبي عند انطباقه، ووصف السلع أو الخدمات، والقيم الضريبية ذات الصلة.
مثال عملي على المرحلة الأولى
لنفترض أن متجرًا في الرياض يبيع منتجاته للعملاء ويصدر فاتورة ضريبية مبسطة عند إتمام عملية البيع.
في المرحلة الأولى، يحتاج المتجر إلى استخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق يقوم بإنشاء الفاتورة، ويضيف البيانات المطلوبة ورمز QR وفق المتطلبات، ثم يحفظها إلكترونيًا.
لكن هذه المرحلة وحدها لا تعني أن نظام المتجر أصبح مرتبطًا بمنصة «فاتورة». فالربط المباشر مع الهيئة يُعد من متطلبات المرحلة الثانية عندما تصبح المنشأة مستهدفة بها.
ثانيًا: المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية ZATCA (الربط والتكامل)
المرحلة الثانية هي مرحلة أكثر تقدمًا من الناحية التقنية، وتُعرف باسم مرحلة الربط والتكامل (Integration Phase).
بدأ تطبيقها تدريجيًا في 1 يناير 2023، وتستهدف ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمنشآت مع منصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
بمعنى آخر، لم يعد المطلوب مجرد إصدار فاتورة إلكترونية وحفظها داخل نظام الشركة، بل يجب أن يكون النظام قادرًا على التواصل مع منصة الهيئة وفق آلية ومتطلبات فنية محددة.
ما الذي تغير في المرحلة الثانية؟
هناك عدة اختلافات جوهرية، أهمها:
1. الربط مع منصة فاتورة
يجب ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بالمنشأة مع منصة الهيئة باستخدام آلية الربط المعتمدة، بحيث يمكن إرسال بيانات الفواتير ومعالجتها وفق نوع الفاتورة.
2. استخدام الصيغ الإلكترونية المعتمدة
تتطلب المرحلة الثانية إصدار الفواتير وفق صيغ إلكترونية منظمة، وأبرزها XML، كما يمكن استخدام PDF/A-3 المضمن بداخله ملف XML وفق المواصفات المعتمدة.
3. إضافة عناصر وحقول فنية
تتضمن متطلبات المرحلة الثانية بيانات وعناصر إضافية في الفواتير، إلى جانب المتطلبات الأساسية للمرحلة الأولى.
4. التحقق من الفواتير ومعالجتها إلكترونيًا
يجب أن يكون النظام قادرًا على التعامل مع استجابة منصة «فاتورة»، وحفظ نتائج المعالجة، والتعامل مع حالات القبول أو الرفض أو الملاحظات وفق نوع الفاتورة.
5. الالتزام بمتطلبات الأمان والتكامل
تشمل المتطلبات الفنية آليات التحقق والتشفير والتوقيع أو الختم التشفيري بحسب المواصفات المطبقة، بما يساعد على ضمان سلامة البيانات وصحة الفواتير.
مثال عملي على المرحلة الثانية
لنفترض أن شركة تقدم خدماتها لشركات أخرى في السعودية، وتصدر فاتورة ضريبية بعد إتمام الخدمة.
إذا كانت الشركة مستهدفة بالمرحلة الثانية، فإن نظام الفوترة لديها يجب أن يكون مرتبطًا بمنصة «فاتورة».
وعند إصدار الفاتورة الضريبية، يقوم النظام بإرسالها إلى المنصة لمعالجتها والحصول على نتيجة التخليص قبل مشاركتها مع العميل وفق الآلية المعتمدة.
وهنا يظهر الفرق الحقيقي: الفاتورة لم تعد مجرد مستند إلكتروني محفوظ داخل الشركة، بل أصبحت جزءًا من عملية تكامل إلكتروني مع الهيئة.
ثالثًا: مقارنة بين المرحلة الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية
لفهم الفرق بصورة أسرع، إليك مقارنة بين المرحلتين:
عنصر المقارنةالمرحلة الأولىالمرحلة الثانيةالاسمالإصدار والحفظالربط والتكاملبداية التطبيق4 ديسمبر 20211 يناير 2023 تدريجيًانظام الفوترةنظام إلكتروني متوافقنظام متوافق مع متطلبات الربطالربط مع فاتورةغير مطلوب ضمن متطلبات المرحلة الأولىمطلوب للمنشآت المستهدفةصيغة الفاتورةوفق متطلبات المرحلة الأولىصيغ منظمة ومتطلبات إضافيةعناصر الفاتورةالحقول الأساسية المطلوبةالحقول الأساسية والإضافيةمعالجة الفواتيرالإصدار والحفظالتخليص أو الإبلاغ بحسب نوع الفاتورةالمتطلبات التقنيةمتطلبات إصدار وحفظمتطلبات إضافية للتكامل والأمان
الخلاصة: المرحلة الأولى تركز على كيفية إصدار الفاتورة وحفظها إلكترونيًا، أما المرحلة الثانية فتركز على كيفية ربط نظام المنشأة بالهيئة ومشاركة بيانات الفواتير وفق الإجراءات الفنية المحددة.
رابعًا: ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة في المرحلة الثانية؟
هذه نقطة مهمة جدًا؛ لأن آلية التعامل مع الفواتير في المرحلة الثانية ليست واحدة لجميع المعاملات.
توضح متطلبات ZATCA وجود نوعين رئيسيين من الفواتير الضريبية:
1. الفاتورة الضريبية (Tax Invoice)
تُستخدم غالبًا في المعاملات بين المنشآت، مثل بيع شركة لمنتجات أو خدمات إلى شركة أخرى مسجلة ضريبيًا.
في المرحلة الثانية، تخضع الفاتورة الضريبية لآلية التخليص (Clearance)، حيث يتم إرسالها إلى منصة «فاتورة» لمعالجتها قبل إصدارها النهائي ومشاركتها مع العميل وفق متطلبات الهيئة.
ويجب أن يكون نظام الفوترة قادرًا على استقبال نتيجة المعالجة والتعامل معها بصورة صحيحة.
2. الفاتورة الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice)
تُستخدم غالبًا في المعاملات التي تتم بين المنشأة والمستهلك النهائي، مثل المتاجر والمطاعم ومنافذ البيع.
في المرحلة الثانية، تخضع الفاتورة المبسطة لآلية الإبلاغ (Reporting)، حيث يتم إصدار الفاتورة إلكترونيًا للعميل أولًا، ثم إرسال بياناتها إلى منصة «فاتورة» خلال مدة لا تتجاوز 24 ساعة من إصدارها، وفق المتطلبات المعمول بها.
وهذا يعني أن اختلاف نوع الفاتورة يؤدي إلى اختلاف آلية التعامل معها في منصة الهيئة.
معلومة مهمة: التخليص والإبلاغ ليسا إجراءً واحدًا؛ لذلك يجب أن يدعم نظام المنشأة كلا المسارين إذا كان نشاطها يصدر النوعين من الفواتير.
خامسًا: ما متطلبات الربط والتكامل مع منصة فاتورة؟
لا يكفي شراء برنامج محاسبي أو نظام نقاط بيع والافتراض أنه متوافق تلقائيًا مع المرحلة الثانية.
يجب التأكد من أن الحل التقني المستخدم قادر على تنفيذ المتطلبات الفنية المحددة من الهيئة.
ومن أبرز متطلبات الربط والتكامل:
1. توافق نظام الفوترة مع متطلبات ZATCA
يجب أن يدعم النظام المواصفات الفنية الخاصة بالمرحلة الثانية، وأن يكون قادرًا على إنشاء الفواتير والبيانات المطلوبة دون فقدان الحقول الإلزامية.
2. القدرة على الاتصال بالإنترنت
يجب أن يكون النظام قادرًا على الاتصال بمنصة «فاتورة» لتنفيذ عمليات الربط وإرسال الفواتير واستقبال الاستجابات.
3. إصدار الفواتير بصيغة XML
يجب أن يدعم النظام إصدار الفواتير بالصيغة المنظمة المطلوبة، بما في ذلك XML، أو PDF/A-3 المتضمن XML وفق المواصفات الفنية.
4. تطبيق آليات التحقق والتشفير
تشمل المتطلبات عناصر تقنية مثل التوقيع أو الختم التشفيري، ومعالجة بيانات الفاتورة بصورة تضمن سلامتها وفق المواصفات المنطبقة.
5. دعم آلية التخليص والإبلاغ
يجب أن يستطيع النظام التمييز بين الفواتير الضريبية والفواتير الضريبية المبسطة، وتنفيذ الإجراء المناسب لكل نوع.
6. حفظ سجلات العمليات
من المهم الاحتفاظ بسجلات إصدار الفواتير وإرسالها واستجابات منصة الهيئة، حتى يمكن الرجوع إليها عند الحاجة إلى المراجعة أو معالجة الأخطاء.
7. التعامل مع حالات الرفض والأخطاء
يجب أن يكون لدى النظام آلية واضحة للتعامل مع الفواتير التي لا تجتاز التحقق، وتصحيح البيانات، وإعادة الإرسال وفق الإجراءات المسموح بها.
يمكن الاطلاع على الدليل الفني التفصيلي للفوترة الإلكترونية لمعرفة المواصفات والحقول الفنية المطلوبة.
سادسًا: متطلبات فاتورة التي يجب أن يعرفها صاحب الشركة
قد يعتقد بعض أصحاب الأعمال أن جميع تفاصيل الفوترة الإلكترونية مسؤولية المحاسب أو مزود النظام التقني، لكن فهم المتطلبات الأساسية يساعد الإدارة على اختيار النظام المناسب ومتابعة الالتزام.
ومن أهم المتطلبات التي ينبغي الانتباه إليها:
وجود حل تقني متوافق مع متطلبات الهيئة.
إصدار الفواتير وفق نوعها الصحيح.
تضمين البيانات والحقول المطلوبة.
استخدام صيغ الفواتير الإلكترونية المعتمدة.
إضافة رمز QR عند وجوبه.
تطبيق آليات الربط والتكامل عند استهداف المنشأة.
إرسال الفواتير وفق آلية التخليص أو الإبلاغ المناسبة.
حفظ الفواتير والسجلات الإلكترونية.
الالتزام بمتطلبات الأمان وعدم العبث ببيانات الفواتير.
كما يجب التأكد من أن النظام يدعم الإشعارات الدائنة والمدينة، والعمليات التي تتطلب معالجة خاصة، بحسب المواصفات المنطبقة.
سابعًا: كيف تعرف أن منشأتك مستهدفة بالمرحلة الثانية؟
لا يتم تطبيق المرحلة الثانية على جميع المنشآت في تاريخ واحد؛ بل تطبق الهيئة متطلبات الربط والتكامل بشكل تدريجي على مجموعات.
وتقوم زاتكا بإشعار المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل، وفق الآلية المعلنة.
وقد اعتمدت الهيئة في مجموعات سابقة على الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة خلال سنوات مالية محددة كمعيار للاختيار.
لكن لا ينبغي الاعتماد على معيار إيرادات مجموعة سابقة باعتباره معيارًا دائمًا لجميع المجموعات المستقبلية؛ فقد تتغير معايير الاختيار أو الفترات المرجعية من مجموعة إلى أخرى.
كيف تتحقق من وضع منشأتك؟
يمكنك اتباع الخطوات التالية:
متابعة الإشعارات الصادرة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
مراجعة بيانات المنشأة المسجلة لدى الهيئة.
التأكد من وجود إشعار رسمي يحدد المجموعة والموعد النهائي للربط.
مراجعة مزود نظام الفوترة لمعرفة مدى جاهزية الحل التقني.
البدء في التجهيز قبل موعد التطبيق بوقت كافٍ.
ويمكن متابعة التحديثات من خلال صفحة مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية.
ثامنًا: كيف تستعد شركتك للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
الاستعداد للربط والتكامل يحتاج إلى تنسيق بين الإدارة المالية والمحاسبة وتقنية المعلومات ومزود نظام الفوترة.
ومن الأفضل عدم الانتظار حتى اقتراب موعد الإلزام؛ لأن بعض الأنظمة تحتاج إلى تعديل أو تحديث أو استبدال حتى تتوافق مع متطلبات الهيئة.
إليك خطة عملية للاستعداد:
الخطوة الأولى: مراجعة نظام الفوترة الحالي
ابدأ بتقييم البرنامج الذي تستخدمه حاليًا.
هل يدعم متطلبات المرحلة الثانية؟ هل يستطيع إنشاء ملفات XML؟ هل يدعم التخليص والإبلاغ؟ وهل يمكنه الاتصال بمنصة «فاتورة»؟
الخطوة الثانية: التواصل مع مزود النظام
اطلب من مزود الخدمة توضيح مدى توافق النظام مع متطلبات ZATCA، وما إذا كانت هناك تحديثات أو تكاليف إضافية للربط.
ولا تكتفِ بعبارة «النظام متوافق مع الفوترة الإلكترونية»؛ بل اطلب توضيحًا مكتوبًا بشأن توافقه مع متطلبات المرحلة الثانية.
الخطوة الثالثة: مراجعة بيانات الشركة
تحقق من صحة بيانات المنشأة والرقم الضريبي وبيانات العملاء والموردين، وتأكد من أن النظام يستخدم البيانات بصورة صحيحة عند إصدار الفواتير.
الخطوة الرابعة: اختبار الفواتير
اختبر إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة والإشعارات الدائنة والمدينة، بحسب طبيعة نشاطك.
ويجب اختبار عمليات التخليص والإبلاغ والتعامل مع الاستجابات والأخطاء.
الخطوة الخامسة: تدريب الموظفين
قد يتطلب تطبيق المرحلة الثانية تعديل بعض إجراءات العمل اليومية. لذلك، من المهم تدريب المحاسبين وموظفي المبيعات والفريق التقني على النظام الجديد.
الخطوة السادسة: توثيق إجراءات العمل
ضع إجراءات واضحة لإصدار الفواتير ومراجعتها ومعالجة حالات الرفض وحفظ السجلات، حتى لا يعتمد الالتزام على معرفة موظف واحد فقط.
تاسعًا: ما المشكلات التي قد تواجه الشركة عند تطبيق المرحلة الثانية؟
قد تواجه المنشأة عددًا من التحديات خلال عملية الربط والتكامل، خصوصًا إذا كان نظامها قديمًا أو لا يتوافق مع المواصفات الفنية المطلوبة.
ومن أبرز هذه المشكلات:
1. عدم توافق النظام المحاسبي: بعض البرامج قد تدعم إصدار الفواتير إلكترونيًا، لكنها لا تدعم متطلبات الربط والتكامل.
2. أخطاء البيانات: قد يؤدي نقص بيانات العميل أو الرقم الضريبي أو تفاصيل الفاتورة إلى رفضها أو الحاجة إلى تصحيحها.
3. مشكلات الاتصال بمنصة فاتورة: قد تظهر مشكلات تقنية مرتبطة بالاتصال أو إعدادات الربط أو الشهادات التشفيرية.
4. عدم التمييز بين أنواع الفواتير: استخدام آلية الإبلاغ بدل التخليص أو العكس قد يؤدي إلى عدم الالتزام بالإجراء الصحيح.
5. ضعف إجراءات حفظ السجلات: عدم الاحتفاظ باستجابات المنصة وسجلات الإرسال قد يصعب معالجة المشكلات ومراجعة العمليات.
6. الاعتماد على إجراءات يدوية: كلما زادت الخطوات اليدوية، ارتفعت احتمالات الخطأ وتأخر إصدار الفواتير.
والحل ليس مجرد تحديث البرنامج؛ بل مراجعة دورة الفوترة كاملة، من إنشاء الفاتورة وحتى حفظها ومتابعة نتيجة معالجتها.
عاشرًا: هل يمكن استخدام نظام محاسبي عادي للامتثال للفوترة الإلكترونية؟
يمكن استخدام نظام محاسبي أو نظام تخطيط موارد مؤسسية (ERP) إذا كان يدعم المتطلبات الفنية والتنظيمية للفوترة الإلكترونية، وتم تهيئته بالشكل الصحيح.
لكن ليس كل برنامج محاسبي متوافقًا تلقائيًا مع متطلبات المرحلة الثانية.
قبل اختيار النظام، تأكد من أنه يوفر:
إصدار الفواتير الضريبية والمبسطة.
دعم صيغ XML وPDF/A-3 وفق المواصفات.
التكامل مع منصة فاتورة.
تطبيق التخليص والإبلاغ بحسب نوع الفاتورة.
دعم متطلبات التشفير والتحقق.
معالجة الإشعارات الدائنة والمدينة.
حفظ السجلات والاستجابات.
تحديثات مستمرة عند صدور متطلبات فنية جديدة.
والأفضل اختيار نظام يتناسب مع حجم منشأتك وطبيعة عملياتها، بدلًا من دفع تكلفة مرتفعة مقابل حلول لا تحتاج إليها.
كيف تساعدك ECP Holdings في الاستعداد لمتطلبات الفوترة الإلكترونية؟
الالتزام بمتطلبات الفوترة الإلكترونية لا يتعلق بالبرنامج وحده؛ بل يرتبط أيضًا بتنظيم العمليات المالية والمحاسبية داخل المنشأة.
فقد تمتلك الشركة نظامًا تقنيًا جيدًا، لكنها تواجه أخطاء بسبب ضعف الإجراءات أو عدم وضوح المسؤوليات أو عدم تنظيم بيانات العملاء والموردين.
ومن هنا تأتي أهمية المراجعة المالية والإدارية قبل تطبيق أي تحديث تقني.
تساعدك ECP Holdings من خلال خدماتها الاستشارية في تنظيم الجوانب المالية والإدارية للمنشأة، وفق نطاق الخدمات المتفق عليه، وقد يشمل ذلك:
مراجعة الإجراءات المالية والمحاسبية المرتبطة بدورة الفواتير.
تنظيم آليات إصدار الفواتير ومراجعتها وحفظها.
تحديد نقاط الضعف في الإجراءات الداخلية.
تحسين تنظيم البيانات والتقارير المالية.
دعم الإدارة في إعداد السياسات والإجراءات المتعلقة بالعمليات المالية.
المساعدة في تقييم الاحتياجات التشغيلية والمالية لتطوير أنظمة العمل.
التنسيق مع مزودي الأنظمة والمختصين التقنيين عند الحاجة.
ويظل تنفيذ الربط التقني الفعلي وإعداد الأنظمة من اختصاص مزود الحل التقني أو الفريق المختص، بينما يتم تحديد نطاق الدعم الاستشاري بحسب احتياج المنشأة.
إذا كنت ترغب في تنظيم عملياتك المالية والاستعداد لمتطلبات ZATCA، فإن مراجعة إجراءات الفوترة الحالية هي خطوة عملية تبدأ منها.
الخلاصة: ما الفرق الحقيقي بين المرحلة الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية؟
الفرق الأساسي أن المرحلة الأولى ركزت على إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا من خلال نظام متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بينما أضافت المرحلة الثانية متطلبات الربط والتكامل مع منصة «فاتورة»، والصيغ الإلكترونية المنظمة، وآليات معالجة الفواتير.
وبالنسبة للشركات، فإن فهم هذا الفرق يساعد على اختيار النظام المناسب، وتجنب الأخطاء التقنية، وتنظيم إجراءات المحاسبة والمبيعات، والاستعداد للإشعارات والمواعيد التي تحددها الهيئة.
لا تنتظر حتى يصبح موعد الربط قريبًا لتكتشف أن نظامك غير جاهز. ابدأ بمراجعة الحل التقني وإجراءات الفوترة، وتأكد من أن منشأتك قادرة على تطبيق المتطلبات التي تنطبق عليها.
الأسئلة الشائعة حول مراحل الفوترة الإلكترونية ZATCA
1. ما هي مراحل الفوترة الإلكترونية في السعودية؟
تتكون الفوترة الإلكترونية من مرحلتين: المرحلة الأولى هي الإصدار والحفظ وبدأت في 4 ديسمبر 2021، والمرحلة الثانية هي الربط والتكامل وبدأ تطبيقها تدريجيًا في 1 يناير 2023.
2. ما الفرق بين المرحلة الأولى والثانية من الفوترة الإلكترونية؟
المرحلة الأولى تتطلب استخدام نظام إلكتروني متوافق لإصدار الفواتير وحفظها. أما المرحلة الثانية فتضيف ربط النظام بمنصة «فاتورة»، واستخدام الصيغ الإلكترونية المعتمدة، والالتزام بمتطلبات فنية إضافية.
3. هل جميع الشركات ملزمة بالمرحلة الثانية؟
تُطبق المرحلة الثانية تدريجيًا على مجموعات من المكلفين الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية. وتقوم الهيئة بإشعار المنشآت المستهدفة قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل.
4. ما المقصود بالربط والتكامل مع ZATCA؟
هو ربط نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بالمنشأة مع منصة «فاتورة» التابعة للهيئة، بحيث يتم إرسال بيانات الفواتير ومعالجتها إلكترونيًا وفق متطلبات المرحلة الثانية.
5. ما هي منصة فاتورة؟
هي المنصة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي يتم من خلالها تنفيذ عمليات التكامل الخاصة بالفوترة الإلكترونية، ومعالجة الفواتير الضريبية والإشعارات وفق الآليات المعتمدة.
6. هل يكفي استخدام برنامج محاسبي لتطبيق الفوترة الإلكترونية؟
ليس بالضرورة. يجب أن يكون البرنامج متوافقًا مع متطلبات الهيئة، وأن يدعم المرحلة المطلوبة من المنشأة، بما في ذلك الربط والتكامل إذا كانت مستهدفة بالمرحلة الثانية.
7. ما صيغة XML في الفوترة الإلكترونية؟
هي صيغة إلكترونية منظمة تُستخدم لتمثيل بيانات الفاتورة بطريقة يمكن للأنظمة قراءتها ومعالجتها آليًا، وهي من الصيغ المعتمدة ضمن متطلبات الفوترة الإلكترونية.
8. هل الفاتورة بصيغة PDF تحقق متطلبات ZATCA؟
ملف PDF عادي لا يكفي لمجرد أنه إلكتروني. يمكن استخدام صيغة PDF/A-3 المتضمنة بيانات XML وفق المواصفات المعتمدة، ويجب أن يحقق النظام بقية المتطلبات الفنية والتنظيمية.
9. ما الفرق بين التخليص والإبلاغ في المرحلة الثانية؟
التخليص يخص الفواتير الضريبية، حيث تُرسل الفاتورة إلى منصة فاتورة لمعالجتها قبل إصدارها النهائي ومشاركتها مع العميل. أما الإبلاغ فيخص الفواتير الضريبية المبسطة، حيث تصدر للعميل ثم تُرسل بياناتها للهيئة خلال المدة المحددة، وهي 24 ساعة وفق المتطلبات المعمول بها.
10. هل تحتاج الفاتورة الإلكترونية إلى رمز QR؟
تتطلب الفاتورة الضريبية المبسطة رمز الاستجابة السريعة وفق مواصفات الهيئة، كما تختلف عناصر الفاتورة الأخرى بحسب نوعها والمرحلة المطبقة على المنشأة.
11. ماذا يحدث إذا رفضت منصة فاتورة الفاتورة؟
يجب مراجعة رسالة الرفض أو نتيجة التحقق، وتحديد سبب المشكلة، ثم تصحيح البيانات أو المعالجة التقنية وإعادة الإجراء وفق متطلبات الهيئة ونوع الفاتورة.
12. كيف تستعد المنشأة للربط مع منصة فاتورة؟
تبدأ بمراجعة توافق نظام الفوترة، والتواصل مع مزود الخدمة، وتنظيم بيانات العملاء والموردين، واختبار الفواتير ومسارات التخليص والإبلاغ، وتدريب الموظفين المسؤولين عن إصدارها ومراجعتها